Zbiory Fundacji "Archiwum Pomorskie Armii Krajowej", to obecnie ok. 40 mb. akt i materiałów pokrewnych (dokumentacja aktowa), tj. około 8 tys. j.a. (w tym 6654 teczki osobowe konspiratorów pomorskich i kobiet zołnierzy), ok. 7000 fotografii, 121 mikroform, 500 eksponatów muzealnych oraz ponad 5 tys. publikacji składających się na zbiory biblioteczne (materiały nieaktowe).
Całość została podzielona na dwie grupy: dokumentację aktową i nieaktową , zaś te na 7 działów. I tak dokumentację o charakterze aktowym, podzielono pod względem tematycznym na trzy działy: dział Archiwum Pomorskie, Dział Archiwum Wojennej Służby Kobiet oraz Dział Archiwum Wydziału Łączności Zagranicznej KG AK "Zagroda".
Natomiast materiały, o charakterze innym niż aktowy podzielono na: Zbiory fotograficzne (fotografie), Mikroformy (kasety VHS, magnetofonowe itp.), Muzealia oraz Zbiory biblioteczne.
Podstawą zbiorów Fundacji są materiały zgromadzone przez Elżbietę Zawacką jeszcze w latach sześćdziesiątych, a przekazane przez nią powstałemu w 1987 r. Klubowi Historycznemu a w konsekwencji tego Fundacji. Składają się na nie materiały dotyczace Organizacji Przysposobienia Wojskowego Kobiet oraz konspiracji w latach 1939-1947. Jest to bogaty zbiór składający się zarówno z archiwaliów jak i materiałów nieaktowych oraz zbiorów fotograficznych i bibliotecznych. Zbiór ten zgodnie z wolą Elżbiety Zawackiej został podzielony w 1990 r. na sześć następujących grup: materiały dotyczace konspiracji pomorskiej, materiały na temat Wojskowej Służby Kobiet, materiały dotyczące Organizacji Przysposobienia Wojskowego Kobiet oraz materiały dotyczące żołnierzy Wydziału Łączności Zagranicznej KG ZWZ-AK, materiały fotograficzne i biblioteka. Na podstawie tych grup materiałów utworzono w Fundacji 5 podstawowych działów: Archiwum Pomorskie Armii Krajowej (Archiwum Pomorskie), Archiwum Wojennej Służby Kobiet (Archiwum WSK), Archiwum Wydziału Łączności Zagranicznej KG AK "Zagroda" Archiwum "Zagrody"), Biblioteka oraz Muzealia.
Zbiory Fundacji niemalże wyłącznie pochodzą z darów i ciągle się powiększają. Następowało to przede wszystkim dzięki szerokiej współpracy E. Zawackiej, a obecnie Fundacji z żołnierzami Armii Krajowej, ich rodzinami oraz osobami zajmującymi się historią II wojny światowej tak zawodowo jak i amatorsko
KPBC
Orientację w każdym dziale Fundacji ułatwiają liczne pomoce, które powstawały w okresie kształtowania archiwum jeszcze w mieszkaniu E. Zawackiej. Trudno je zakwalifikować do grupy klasycznych pomocy archiwalnych, mimo to termin "pomoce archiwalne" w stosunku do nich jest jak najbardziej wskazanym. Są to najczęściej sorowidze, inwentarze oraz kartoteki osobowe i rzeczowe.
Zbiory Fundacji (w części) dostępne na stronach Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej
i wciąż uzupełniane o kolejne materiały
LICENCJE NA ZDJĘCIA I KOPIE ZBIORÓW FUNDACJI
Chcąc wykorzystać w druku/na wystawie itp. zdjęcie czy też kopie materiałów ze zbiorów Fundacji należy zwrócić się z prośbą o licencję kierując maila na adres sekretarza zarządu Doroty Kromp: dk@zawacka.pl. Z uwagi na brak środków na przechowywanie zbiorów, Fundacja od 2017 r. jest zmuszona do udzielania wyłącznie odpłatnych licencji (wydawnictwa, prasa, media, badania naukowe). Wyjątek stanowią edukacyjne działania non-profit realizowane przez szkoły oraz instytucje, które bezpłatnych licencji udzielają Fundacji - w takiej sytuacji Fundacja może udzielić licencji nieodpłatne. Należy jednak o nie wystąpić oraz w przypadku wykorzystania materiałów Fundacji podać zródło ich pochodzenia.
- Zbiory Fundacji do celów badawczych i genealogicznych są udostępniane nieodpłatnie w siedzibie Fundacji (Toruń, ul. Podmurna 93), wtorek-czwartek, 9.00-14.00.
Podstawą do udostępnienia zbiorów interesantowi jest list polecający lub skierowanie z uczelni wyższej czy też innej placówki naukowej bądź edukacyjnej.
W przypadku kombatantów, których akta są przechowywane w Archiwum materiały te udostępnia się na podstawie przedłożenia przez korzystającego dokumentu stwierdzającego tożsamość.
Gdy korzystającym jest krewny osoby, na temat której Fundacja posiada informacje, podstawą do ich udostępnienia jest dokument potwierdzający pokrewieństwo interesanta z osobą, której dotyczą materiały.
Zbiory Fundacji są też udostępniane za pomocą www.kpbc.pl (zakładka: Archiwalia/Archiwum Zawackiej). Tu jednak są one niekompletne, proces dygitalizacji zbiorów fundacji wciąż bowiem trwa, a zakończenie digitalizacji materiałów zgromadzonych przez fundację w latach 1990-2012 jest przewidziane na rok 2018.
Wizytę interesanta w Archiwum powinien uprzedzić e-mail (lub rozmowa telefoniczna) dotyczące planowanej kwerendy, na której przeprowadzenie interesant musi otrzymać zgodę Prezes Zarządu Fundacji lub Kierownika Archiwum.
2. KSEROKOPIE I SKANY
Cennik usług ksero i skanowania (w przypadku samodzielnego korzystania przez interesanta ze zbiorów):
* W Fundacji można skopiować tylko materiały będące częścią jej zbiorów (NIE KOPIUJE SIĘ całych książek i czasopism jeżeli nie zostały one wydane przez Fundację)
** Zamawiający ma obowiązek zapewnić nośnik (dyskietki, CD)
Wykonanie usługi kserograficznej w trybie ekspresowym - cena podstawowa + 100% ceny usługi podstawowej.
Usług skanowania NIE WYKONUJE SIĘ w trybie ekspresowym
NIE WYKONUJE SIĘ kopii eksponatów muzealnych
NIE WYKONUJE SIĘ kserokopii z materiałów na papierze przebitkowym.
TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA USTALA SIĘ INDYWIDUALNIE
W CELU WYKORZYSTANIA WYKONANYCH KOPII W JAKICHKOLWIEK PUBLIKACJACH NALEŻY UZYSKAĆ KAŻDORAZOWO ZGODĘ ZARZĄDU FUNDACJI. CENĘ ZA LICENCJĘ NA WYKORZYSTANIE W DRUKU MATERIAŁÓW BĘDĄCYCH WŁASNOŚCIĄ FUNDACJI KAŻDORAZOWO NEGOCJUJE SIĘ INDYWIDUALNIE.
3. Kwerendy [realizacja zawieszona do czasu pozyskania środków]
Fundacja przyjmuje też zamówienia na kwerendy, której termin realizacji jest uzależniony od jej tematu. Termin ten ustala się indywidualnie. Kwerendy wymagają zatwierdzenia przez Prezesa Fundacji, dlatego też zamówienie kwerendy powinno być złożone na piśmie zawierającym oryginalny podpis interesanta oraz jego nr NIP lub dane instytucji finansującej kwerendę (e-mail zobowiązuje Fundację tylko do udzielenia informacji czy interesujące zamawiającego materiały są w archiwum).
Cennik usług dotyczących kwarend:
4. WYPOŻYCZENIA (TYLKO MIĘDZYINSTYTUCJONALNE)
Fundacja wypożycza swoje zbiory tylko i wyłącznie w celach ekspozycyjnych na podstawie umowy użyczenia zawartej między przedstawicielem Fundacji (Prezesem) a instytucją zainteresowaną wypożyczeniem.
Do celów komercyjnych jeden skan materiałów archiwalnych (w tym fotografii) - min. 100-150 zł brutto
Do realizacji edukacyjnych projektów NON-PROFIT (niebiletowanych) możliwe jest zamówienie kopii ze zbiorów Fundacji bez ponoszenia opłat. Każdorazowo jednak sprawę rozstrzyga Prezes lub Kierownik Archiwum na indywidulany wniosek zainteresowanego.
Ewentualny całkowity dochód z ww usług zostaje przeznaczony na realizację celów statutowych Fundacji.